Costante Consulting
Person des öffentlichen Lebens
Für unseren Mandanten – eine bekannte Persönlichkeit aus dem Profisport – suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Personal Assistant /Private Assistenz (m/w/d).
Unser Mandant sucht keine klassische Assistenz, sondern eine langfristige Vertrauensperson. Eine Persönlichkeit, die vorausschauend handelt, eigenständig Verantwortung übernimmt und den Alltag organisatorisch auf höchstem Niveau begleitet. Ziel ist es, unserem Mandanten den Rücken freizuhalten und sämtliche organisatorischen sowie administrativen Themen zuverlässig zu übernehmen.
Diese Position richtet sich an Menschen, die ihren Beruf nicht nur als Assistenz verstehen, sondern als langfristige Partnerschaft.
Ihre Aufgaben
• Eigenständige Organisation und Bearbeitung der privaten Korrespondenz sowie der Post
• Organisation sämtlicher Abläufe rund um Haus und Grundstück
• Koordination eines kleinen Teams aus Hausmeister, Reinigungskraft und Gärtner
• Steuerung und Kontrolle externer Dienstleister und Handwerker
• Einholung und Vergleich von Angeboten
• Rechnungsprüfung, Zahlungsabwicklung sowie Abstimmung mit Steuerberatern, Versicherungsmaklern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Organisation und Verwaltung des Fuhrparks
• Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um die Familie
• Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie Urlaube
• Administrative Unterstützung im Zusammenhang mit einer Stiftung
• Sichtung und Vorprüfung eingehender Vortragsanfragen sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Koordination verschiedener Versicherungsangelegenheiten
• Eigenständiges E-Mail-Management
• Organisation von Geschenken sowie weiterer persönlicher und organisatorischer Themen des Alltags
Ihr Profil
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Private Assistenz oder Office Manager
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Absolute Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit
• Sicherer Umgang mit sensiblen Informationen und größeren Geldbeträgen
• Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch und Englisch
• Routinierter Umgang mit Apple Produkten
• Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichsten Persönlichkeiten
• Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen vorzubereiten
Persönlich überzeugen Sie durch Ihre positive Ausstrahlung, Ihre Zuverlässigkeit und Ihre hohe Professionalität. Sie behalten auch in anspruchsvollen Situationen die Ruhe, denken mehrere Schritte voraus und verstehen es, Ihrem Gegenüber den Alltag spürbar zu erleichtern.
Besonderheiten der Position
Die Position umfasst ca. 20 Stunden pro Woche.
Ein Großteil der Aufgaben kann flexibel und teilweise im Homeoffice erledigt werden. Gleichzeitig setzt die Position eine regelmäßige Präsenz in Dortmund voraus – in der Regel einmal pro Woche, bei Bedarf auch häufiger. Ein Arbeitsplatz im Büro unseres Mandanten steht ebenfalls zur Verfügung.
Die Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Vertrauen, Flexibilität und Verlässlichkeit.
Das erwartet Sie
• Eine außergewöhnliche Vertrauensposition mit großem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit einer bekannten Persönlichkeit aus dem Profisport
• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Flexible Arbeitszeiten mit hohem Homeoffice-Anteil
• Langfristige Zusammenarbeit auf Vertrauensbasis
• Die Möglichkeit, Prozesse eigenständig mitzugestalten und nachhaltig zu optimieren
• Ein persönliches, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Eine Position, in der Eigeninitiative ausdrücklich gewünscht und geschätzt wird
Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung oder einen vertraulichen Austausch.
Fabio Costante
Costante Consulting
fabio@costante-consulting.de
www.costante-consulting.de
Spezialisiert auf die Vermittlung von Executive Assistants, Personal Assistants, Office Managern und Business Support Professionals.
